Descubra como planejar e calcular os gastos da sua viagem

Decidir fazer uma viagem é ótimo, mas alguns pontos do processo de planejamento podem trazer um pouco de dor de cabeça. Principalmente quando falamos do planejamento financeiro. É importante ter na ponta do lápis quais destinos  você pretende visitar, onde irá se hospedar, quais passeios deseja fazer, para que possa calcular, com o máximo de precisão possível, o dinheiro que você  terá que desembolsar para tornar a viagem uma realidade.

 

Para que isso aconteça, é preciso gastar horas na internet, pesquisando tudo o que for pertinente ao seu roteiro. Procurar dicas de quem já foi para esses mesmos lugares também pode ser uma boa dica, para descobrir como economizar. Mas as informações que você pode encontrar na internet são tantas que é preciso organizá-las para, depois, conseguir analisá-las e tomar a decisão mais acertada sobre a sua viagem.  

 

Qual bairro tem o melhor custo-benefício de hospedagem? Quais passeios são viáveis de serem feitos, de acordo com o dinheiro que você tem disponível para a viagem? Qual o melhor meio de transporte para andar de um local para o outro e em qual deles você economiza mais?

 

Durante o processo de pesquisa, você deve criar uma planilha para armazenar todas essas informações. Esse planejamento será crucial para o período pré-viagem e durante: você poderá consultá-lo quando bem entender para acessar informações e, claro, evitar uma surpresa desagradável com relação às finanças. Com um planejamento, você consegue calcular exatamente como, onde, com o quê e quanto irá gastar.

 

A forma mais prática de criar esse planejamento é usando o Excel, ferramenta de compilamento e análise de dados presente na maioria dos computadores. O Excel permite criar uma planilha adequada para você inserir todas as informações necessárias sobre orçamentos, além de proporcionar o uso de fórmulas para somar itens, discriminar custos e mostrar melhores resultados.

 

A seguir, confira algumas dicas básicas de como usar o Excel para construir uma planilha de orçamento de gastos em viagens:

 

1. Crie abas de controle

Após abrir um arquivo no Excel, crie uma aba de controle para cada um dos principais centros de custo da sua viagem. A seguir, listamos os que são mais comuns no planejamento de mochileiros:

 

Na sua planilha, crie abas para cada uma das categorias relacionadas à sua viagem.  

 

  • Documentação: está com o passaporte em dia? Precisa tirar visto? Documentos demandam custos que você precisa contabilizar.

 

  • Passagens: faça cotação de passagens em diferentes sites. Compile todos os preços na aba correspondente, para escolher o mais econômico.

 

 

  • Hospedagem: o que sai mais em conta: uma estadia em Hostel, Hotel ou AirBnb? Faça um orçamento de todas as opções para saber qual é a melhor para você!

 

 

  • Seguro viagem: viagens internacionais pedem que o turista tenha seguro viagem. Faça cotações para descobrir os melhores preços e coberturas; anote na aba correspondente.

 

  • Transporte: é importante antecipar o seu meio de locomoção no destino final. Pretende alugar um carro, usar transporte público ou Uber e Cabify? Faça uma análise do seu roteiro e veja o que sai mais em conta.

 

  • Alimentação: liste restaurantes pelos quais você não pode deixar de passar, mas também tenha um plano B para economizar dinheiro. Quais são os lugares em que é possível fazer uma refeição boa e barata? Dá para economizar comprando mantimentos no mercado e preparar sua própria comida no hostel/hotel? É uma opção deixar essa carta na manga e orçar quanto você gastaria, em média, nessas situações.

 

  • Atrações: todo destino possui atrações grátis e pagas. Saiba balancear a sua viagem entre os dois, assim sobra dinheiro para comer em um restaurante mais refinado ou comprar lembrancinhas. A maioria das atrações turísticas pagas podem ser reservadas pela internet, então fica fácil saber o custo de antemão.

 

  • Compras: geralmente não são o objetivo principal dos viajantes, mas é sempre bom guardar um dinheiro para comprar coisas que são mais baratas no exterior. Depois de preencher todas as etapas de orçamentos anteriores, você descobre quanto do seu orçamento total está disponível para ser gasto em shoppings ou feiras.

 

Crie também uma aba de controle geral. Nela, você pode inserir um gráfico que puxe os dados de todas as outras abas, para ter uma visão geral dos custos da viagem. Gráficos podem mostrar em porcentagem o quanto você está gastando em cada uma das categorias explícitas na planilha, o que ajuda a equilibrar os custos.

 

Cada aba da sua planilha será direcionada para armazenar todos os dados relacionados àquela categoria. Assim, fica mais fácil consultar custos e adicionar informações relacionados à ela. Mas para que a planilha fique realmente organizada, é preciso criar tabelas concisas em cada uma das abas. O que nos leva ao próximo passo.

 

2. Crie tabelas para discriminar itens e custos

As abas precisam apresentar tabelas concisas e objetivas sobre itens e custos de determinada categoria. Vamos à um exemplo: na aba Hospedagem, é interessante criar uma tabela para listar locais nos quais você pretende se hospedar. Além disso, crie colunas para discriminar o nome do local, endereço, custo, tempo de permanência, vantagens, desvantagens e, finalmente, o custo total da estadia.

 

Faça tabelas com dados importantes, além do custo, para você escolher a opção com melhor custo-benefício.

 

Depois de preencher a sua tabela com, pelo menos, cinco lugares que parecem bacanas para se hospedar, você pode analisar as informações contidas na aba e decidir com base no melhor custo-benefício. O mesmo raciocínio pode ser aplicado para todas as outras abas: defina quais são os dados mais relevantes para cada categoria, além do custo, e crie as tabelas de análise.

 

3. Utilize fórmulas para automatizar a sua planilha

A melhor parte do Excel, além de organizar as informações por escrito, é usar as fórmulas para automatizar os dados que você insere nas células, que são os quadradinhos de texto que formam a planilha. Montar uma planilha de orçamento de viagem no Excel significa que você não precisará olhar dado por dado e somá-los com o auxílio de uma calculadora. Você pode fazer isso apenas uma única vez na própria planilha.

 

Excel disponibiliza o uso de fórmulas para automatizar a planilha e facilitar o seu planejamento. (Reprodução/Office Support)

 

Existem várias fórmulas que podem ser usadas para automatizar a sua planilha. Você pode somar, subtrair, multiplicar, dividir, entre outras funções, o conteúdo de células escolhidas para descobrir resultados. No exemplo da aba de custos gerais, você pode criar uma célula com o resultado de todos os custos, somando o valor dos documentos, passagens, hospedagem e seguros escolhidos, para conseguir visualizar o total de gastos da sua viagem.

 

Fácil, né? Quantos mais você aprofundar seus conhecimentos em Excel, mais a sua planilha se tornará completa e automática.

4. Para quem quer ir além: Excel avançado

O Excel ajuda a planejar e organizar outros dados além dos relacionados à viagens. Veja indicação de cursos abaixo:

 

Do Básico ao Avançado – O curso completo de Microsoft Excel: Aprenda formatação, fórmulas básicas e conhecimentos avançados para resolver qualquer problema com planilhas – você pode expandir o uso, de orçamento de viagens para qualquer outra situações que desejar controlar financeiramente. Monte sua própria planilha do zero e garanta um conhecimento que pode ser aplicado até mesmo no seu trabalho!

 

Para quem precisar aplicar a lógica da planilha de orçamento e finanças a um outro tema, o curso indicado é o Controle Financeiro com Excel. Com ele, você entende o que é um plano de contas, aprende sobre o ciclo PDCA e como ele pode ser aplicado ao controle financeiro, efetua lançamentos de débito e crédito e muito mais.  

 

Agora você tem as ferramentas certas para montar a planilha de orçamento de viagem perfeita. Boa viagem e bons estudos!

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